Een agenda, een planner, een verzameling lijstjes en een dagboek in één: dat is het bullet journal. De van oorsprong Amerikaanse organisatiemethode verovert in een razend tempo Nederland. Journaliste Marte van Santen, fan van het eerste uur, zou niet meer zonder haar ‘bujo’ kunnen. “Ik verzet meer werk, voel me kalmer en slaap beter.” 

Het was een maand of drie na mijn laatste chemokuur, toen op een mooie lentedag de telefoon ging. “Hadden wij geen afspraak?”, vroeg de man aan de andere kant van de lijn. O. Mijn. God. Helemaal vergeten. Zoiets was me nog nooit overkomen! Ik ben met een to-do-lijst in mijn hand geboren. Planning is my middle name. En nu was het me volledig ontschoten dat ik een interview zou doen.
Ik had met veel rekening gehouden toen ik een paar jaar geleden zestien chemokuren moest ondergaan. Maar niet dat mijn hersenen door de behandelingen tegen borstkanker een ware zeef zouden worden. Weg was mijn fameuze geheugen. Foetsie mijn vanzelfsprekende concentratie. Overzicht houden bleek ineens een onmogelijke opgave. In mijn brein hing een dichte mist, waarin ik keer op keer misgreep.
Voor het eerst in mijn werkzame leven stond ik met mijn mond vol tanden. Na een ongemakkelijke stilte sputterde ik dat ik de afspraak verkeerd had genoteerd. De man in kwestie maakte er gelukkig geen punt van. Maar ik had nog dagen een knoop in mijn maag. De onzekerheid sloeg toe. Als ik zomaar een interview kon vergeten, wat was er dan nog meer uit mijn hoofd verdwenen? En belangrijker nog, hoe kon ik voorkomen dat dat weer zou gebeuren? 

Bullets
Het was rond die tijd dat ik online op een artikel uit het Britse blad The Stylist stuitte. Het ging over een nieuw plansysteem, bedacht door de Amerikaanse productontwerper Ryder Carroll (37). Carroll had als kind leerproblemen. Om ervoor te zorgen dat hij toch mee kon komen in de klas, creëerde hij zijn eigen methode om in een schrift overzicht te houden van de taken en gedachten die in zijn hoofd ronddoolden. In de loop van de jaren perfectioneerde hij zijn systeem en gaf hij het een naam: bullet journal, naar het Engelse woord voor opsommingsteken, bullet (dat in dit geval dus niets met kogels te maken heeft). Van afspraken tot herinneringen, van to-do-lijstjes tot levensdoelen; alles kreeg een plek hij in zijn logboek. Naar eigen zeggen was hij er veel productiever door geworden, en ook rustiger. Dat klonk me als muziek in de oren!
Ik klikte op de link naar een filmpje waarin Ryder uitlegt hoe zijn methode werkt. Na de eerste keer kijken duizelde het me. Een index, maand-, week en daglogs, collecties en het migreren van taken? Het klonk alsof ik een studie van zijn methode moest maken, voordat ik ermee aan de slag kon. Toch was mijn nieuwsgierigheid gewekt. Vooral Ryders belofte dat zijn systeem overzicht en inzicht creëert, intrigeerde me. Want dat was precies wat ik wilde: snappen waar ik in met mijn post-kanker-brein qua planning de mist in ging, en leren hoe ik het handiger en beter kon doen. Dus startte ik het filmpje opnieuw. 

Terugkijken
Bij nader inzien bleek de aanpak gelukkig verrassend simpel. Het enige wat je ervoor nodig hebt, is een leeg schrift en een pen. Daarin maak je aan het begin van elke maand een overzicht van alles wat je moet doen. Een braindump, heet dat. Oftewel: het leegmaken van je hoofd. Van grote werkklussen tot de planten water geven; elke taak schrijf je op. Deze lijst vul je gedurende de maand steeds aan. Vervolgens kijk je iedere ochtend welke acties van de bruindump je die dag wilt doen, en zet je ze op je dagelijkse to do-lijstje.
Tot zover weinig nieuws onder de zon. Het speciale van het plansysteem zit hem in het terugkijken. Aan het eind van iedere maand maak je namelijk de balans op. Welke taken heb je afgerond? Welke onverrichte zaken hevel je over (in bujo-taal: migreer je) naar de nieuwe maand? En welke kun je beter helemaal schrappen, omdat je weet dat je ze toch niet meer gaat doen? Het idee is dat je, door daar op vaste tijden bij stil te staan, beter inzicht krijgt in hoe je je tijd besteedt,  en hoe realistisch de verwachtingen zijn die je van jezelf hebt. Voor mij reden genoeg om het uit te proberen. 

Collecties

Al na een paar dagen, merkte ik het effect. Mijn bureau was niet langer volgeplakt met post-its en andere briefjes. En ik kreeg weer ruimte in mijn hoofd. Aan het eind van de week evalueren wat ik wel (en niet) had gedaan, bleek een openbaring. In één oogopslag was duidelijk dat ik te veel hooi op mijn vork nam; zelden kreeg ik alles af. En van sommige dingen die ik vanzelf moest doen, zoals dagelijks een kwartier mediteren, kwam bijna nooit iets terecht. Na drie weken besloot ik dus om ‘meditatie’ niet langer op mijn daglijst te zetten. Wat een opluchting!
Gaandeweg leerde ik steeds beter in te schatten wat ik op een dag kan doen. In aanvulling daarop begon ik allerhande losse lijstjes (bujo-term: collecties) in mijn schrift te maken. Bijvoorbeeld met belangrijke contacten, lange termijndoelen en boeken die ik nog zou willen lezen. Ik vond het vooral prettig om alle ‘daar-wil-ik-ooit-nog-iets-mee-doen-ideeën’ op te schrijven. In plaats van dat ze eindeloos in mijn brein rondcirkelden en daar onnodig veel ruimte innamen, stonden ze nu op een logische plek bij elkaar. Langzaam trok de mist rond mijn brein op.

Flexibel
Inmiddels is het bijwerken van mijn bujo een vast onderdeel van mijn dag geworden. Planningen, voornemens, wensen, ideeën; ze hebben allemaal hun eigen pagina in mijn logboek. Losse briefjes? Gebruik ik niet meer. Gemiste afspraken? Verleden tijd. Ik maak bewustere keuzes, vaar minder op de automatische piloot. Na een roerige, onzekere periode heb ik weer grip op mijn leven.
In de loop van de tijd heb ik Ryders methode trouwens wel verfijnd. Zo kwam ik er achter dat een maandplanning voor mij niet werkte; liever maak ik een braindump per week. Geen probleem, je past de methode van het bullet journal gemakkelijk aan je eigen wensen aan. Sterker nog, dat is juist goed. Want hoe meer je het je eigen maakt, des te groter de kans dat het systeem werkt, en dat je dat volhoudt. Het resultaat voor mij? Ik verzet meer, voel me kalmer en slaap beter. En dat allemaal met enkel een schrift en een pen.”
Op de site van bedenker Ryder Carroll vind je verschillende instructiefilmpjes: bulletjournal.com.

[Kader]
Zo werkt het bullet journal

1. Neem een blanco schrift en nummer de pagina’s. 
2. Gebruik de eerste dubbele pagina (spread) voor een index. Alle nieuwe pagina’s die je maakt, schrijf je in je index, zodat je ze later makkelijk kunt terugvinden. 
3. Verdeel de volgende pagina in zes vakken/maanden. In deze ‘toekomstlog’ zet  je je belangrijkste afspraken, plannen en doelen voor het komende half jaar. 
4. Gebruik een nieuwe spread voor een maandlog: een bondige maandkalender met een to do-lijst (braindump). 
5. Aan de hand van de je maandlog maak je dagelijks een actielijst voor die dag. Je daglog kun je ook als een soort dagboek gebruiken. Houd bijvoorbeeld bij wat je heb meegemaakt, of waar je dankbaar voor bent. 
6. Migreer maandelijks (of wekelijks) de taken die je niet hebt gedaan naar de nieuwe maand (of week). Bekijk kritisch of je ze opnieuw wilt plannen, of wilt schrappen.
7. Creëer in aanvulling op het plansysteem zoveel verzamelpagina’s (collecties) als je maar wilt. Dat kunnen bijvoorbeeld lijstjes van lekkere recepten of praktische doelen zijn, maar ook overzichten waarin je bijhoudt hoe je je voelt, of hoeveel geld je hebt gespaard (in bujo-taal: trackers). 

[Kader]

DE PSYCHOLOGIE VAN LIJSTJES

Waarom is het toch zo fijn om lijstjes te maken?
Hoogleraar psychologie en schrijver René Diekstra: “Het geeft een gevoel van controle. Een lijstje creëert orde in de chaos. Niet alleen praktisch, maar vooral ook in je hoofd. Klanten bellen, een verjaardagskaart sturen, een afspraak bij de tandarts regelen; iedereen piekert ’s wel eens over wat er allemaal nog moet gebeuren. Dezelfde gedachten draaien steeds weer rond in je hoofd, met stress en soms zelfs slapeloosheid tot gevolg. De beste remedie: een lijstje maken. Grote kans dat je daarna minder piekert, zo blijkt uit wetenschappelijk onderzoek.”

Hoe kan dat?
“Een lijstje is een praktisch geheugensteuntje. Het stelt je gerust dat je dingen niet vergeet. Bovendien creëert het ruimte voor andere gedachten. Drie of vier dringende zaken onthouden lukt misschien nog wel. Maar een vijfde of zesde wordt al lastiger; daar zijn onze hersenen niet voor gemaakt. Door zoveel mogelijk op te schrijven, is de kans kleiner dat je iets over het hoofd ziet. Maar het nut van een lijstje gaat verder dan een simpel geheugensteuntje.” 

Hoezo?
“Pas als je een actie hebt opgeschreven, kun je er een waardeoordeel aan geven. Het menselijk brein is van nature niet goed in relativeren. Zolang klussen in je hoofd rondzwerven, lijken ze allemaal even belangrijk. Wat heeft prioriteit? Waar moet je mee beginnen? Geen idee! Maar als je de dingen voor je op papier ziet staan, kun je er met enige afstand naar kijken. En bedenken: ‘dit moet echt vandaag gebeuren’ of ‘zo belangrijk is dat eigenlijk ook weer niet’. Een braindump en actielijstjes helpen dus om ordening aan te brengen, en weloverwogen keuzes te maken. In plaats van dat je je overweldigd voelt door alles wat nog moet, creëer je zo een gestructureerd plan. En dan is het afwerken van de klussen ook nog eens goed voor je zelfvertrouwen. Kortom: lijstjes maken loont.”

Er zijn tal van handige plan- en lijstjesapps. Waarom zou je dan voor een papieren schrift kiezen?
“Aan het schrijven met de hand komen veel meer hersenverbindingen van pas. Het zorgt ervoor dat wat je opschrijft beter in je brein wordt verankerd. Vandaar dat al mijn studenten aantekeningen moeten maken met pen en papier; laptops zijn in mijn collegezaal verboden. Bovendien: in een app kun je een honderden taken zetten, en ze vervolgens allemaal negeren. Met een systeem als het bullet journal zie je ze steeds voor je. Het afstrepen en eventueel migreren dwingt je om pas op de plaats te maken, en na te denken over je keuzes.” 

Wat is daar het nut van?
“Het zorgt ervoor dat je jezelf beter begrijpt, en zo nodig je gedrag kunt bijsturen. Voor persoonlijke ontwikkeling, kortom. Mensen die daar structureel mee bezig zijn, zitten lekkerder in hun vel, blijkt uit onderzoek. Mentaal én fysiek.” 

Hoe kan een notitieboek ervoor zorgen dat je je lichamelijk beter gaat voelen?
“Gepieker en stress creëeren niet alleen onrust in je hoofd, maar hebben ook effect op hoe je lijf werkt. Bijna iedereen heeft in een periode van stress wel eens last van zijn rug of darmen gehad. Zo zijn er nog veel meer negatieve lichamelijke gevolgen van stress. Een bullet journal kan helpen om die tegen te gaan.” 

[Kader]
TIPS VAN MARTE

• Investeer in een mooi, stevig schrift, dat lang meegaat en waarvan het papier niet doordrukt. Favoriete merken: Nuuna en Leuchturm. 
• Voel je niet verplicht om het systeem van Ryder Carroll exact te volgen. Gebruik het bujo waarvoor je zelf wilt en, maak het niet te ingewikkeld. 
• Het grote voordeel van een flexibel systeem is dat je geen fouten kunt maken. Niet tevreden met een spread? Dan begin je gewoon op een nieuwe. In het ergste geval kun je de pagina’s aan elkaar plakken. 
• Op internet circuleren duizenden foto’s en filmpjes van kunstige voorbeelden. Wil je een creatief kleur- en plakboek van je bujo maken? Leef je uit! Maar laat je vooral niet door anderen imponeren. Om baat te hebben bij het bujo-systeem hoef je nog geen stokpoppetje te kunnen tekenen. 
• Daarover gesproken: het is beter om je bujo juist NIET met anderen te vergelijken of te delen. Dan wordt het immers al snel een competitie ‘wie de mooiste heeft’, of wie de meeste likes krijgt. Dat werkt averechts.

Gepubliceerd in Santé, januari 2018.